Agenten, die arbeiten. Menschen, die freigeben.
Wir entwerfen, bauen und betreiben KI-Agenten, die wiederkehrende Büroarbeit übernehmen: Rechnungen, Verträge, Angebote, Ausschreibungen, Support-Tickets. Angebunden an Ihre Systeme, gehostet in der EU oder auf Ihren eigenen Servern, jedes Ergebnis von einem Menschen freigegeben.
Was jeder Sortia-Agent gemeinsam hat
Ein Mensch gibt frei
Der Agent bereitet vor, ein Mensch entscheidet. Nichts verlässt Ihr Unternehmen und nichts wird gebucht ohne einen Klick Ihres Teams.
Daten bleiben bei Ihnen
EU-Hosting oder Ihr eigener Server. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) inklusive, kein Training mit Ihren Daten, vollständiges Protokoll jeder Aktion.
Angebunden an Ihre Systeme
DATEV, Lexoffice, sevDesk, Outlook, Microsoft 365, Ihr ERP und CRM über deren Schnittstellen. Ein Agent ohne Anbindung ist eine Demo, kein Produkt.
Abrechnung pro Vorgang
Sie zahlen pro verarbeiteter Rechnung, pro Vertrag oder Ticket, nicht pro Nutzer. Der Nutzen ist ab dem ersten Monat messbar.
Agenten, die wir für Kunden bauen
Jeder Agent hier ist ein Standardbaustein. Wir passen ihn an Ihre Dokumente, Ihre Regeln und Ihre Systeme an.
Finanzen und Verwaltung
01- Mahnwesen und Inkasso
Überwacht Fälligkeiten, schreibt Mahnungen in Stufen, kontaktiert den Schuldner und eskaliert bei Bedarf an einen Menschen.
Gemessen in: Tagen Forderungslaufzeit - Eingangsrechnungsprüfung
Vergleicht Bestellung, Lieferschein und Rechnung. Erkennt Duplikate, falsche USt, fehlende Bestellnummern und Preisabweichungen.
Gemessen in: Stunden pro 100 Rechnungen - Reklamationen und Gutschriften
Nimmt die Reklamation an, prüft sie gegen Auftrag und Garantie, schlägt eine Lösung vor und bereitet die Gutschrift zur Freigabe vor.
Gemessen in: Zeit bis zur Lösung - Reisekosten und Spesen
Foto vom Beleg, der Agent ordnet zu, prüft Grenzen und Firmenrichtlinie und bereitet die Abrechnung vor.
Gemessen in: Abrechnungen pro Monat
Vertrieb und Kunden
02- Anfragen qualifizieren
Liest die eingehende Anfrage, ergänzt Daten aus Handelsregister und Website, bewertet sie und plant die Antwort.
Gemessen in: gesparten Vertriebsstunden - Angebote vorbereiten
Erstellt aus Anfrage und Preisliste einen Angebotsentwurf mit Varianten. Ihr Vertrieb passt nur noch die Marge an.
Gemessen in: Angeboten pro Tag - Angebote nachfassen
Erinnert den Kunden nach dem Angebot höflich, meldet, wann das Dokument geöffnet wurde, und hält den Abschluss in Bewegung.
Gemessen in: versendeten Nachfassungen - First-Level-Support, der handelt
Kein Chatbot, der antwortet. Ein Agent, der die Lieferadresse ändert, eine Retoure auslöst oder ein Ersatzteil verschickt.
Gemessen in: geschlossenen Tickets - Wettbewerbsbeobachtung
Preise, neue Produkte und Stellenanzeigen der Konkurrenz als wöchentliche Zusammenfassung für die Geschäftsführung.
Gemessen in: Wochenberichten
Einkauf und Logistik
03- Nachbestellung
Beobachtet Bestand, Lieferzeiten und Saisonalität, schlägt die Bestellung vor und sendet sie nach Freigabe an den Lieferanten.
Gemessen in: vermiedenen Fehlbeständen - Beschaffung kleiner Mengen
Fragt drei Lieferanten an, sammelt die Angebote, vergleicht und empfiehlt. Unter einer festgelegten Summe entscheidet er selbst.
Gemessen in: Einkaufspreis - Sendungsverfolgung
Prüft den Status beim Spediteur und informiert den Kunden über eine Verzögerung, bevor er nachfragen muss.
Gemessen in: Beschwerden wegen Verspätung
Personal und HR
04- Onboarding
Legt Konten an, versendet Unterlagen, plant Termine und beantwortet die Fragen des neuen Kollegen im ersten Monat.
Gemessen in: Tagen bis produktiv - HR-Helpdesk
Urlaub, Krankmeldung, Benefits, alles nach Ihren Firmenrichtlinien. Erspart der Personalabteilung Dutzende Fragen am Tag.
Gemessen in: beantworteten Fragen - Schichtplanung
Erstellt den Dienstplan aus Verfügbarkeit, gesetzlichen Grenzen und Bedarf. Für Gastronomie, Produktion und Gesundheitswesen.
Gemessen in: Planungsstunden
Betrieb und Compliance
05- Vertragskalender
Liest alle Ihre Verträge, zieht Kündigungsfristen und automatische Verlängerungen heraus und warnt 90 Tage vorher.
Gemessen in: ungewollten Verlängerungen - Öffentliche Ausschreibungen
Beobachtet Vergabeportale, filtert nach Ihrem Profil, fasst die Bedingungen zusammen und entwirft das Angebotsgerüst.
Gemessen in: geprüften Ausschreibungen - Fördermittel und Zuschüsse
Dasselbe für Förderprogramme. Kleine Unternehmen haben selten jemanden, der sie im Blick behält.
Gemessen in: passenden Programmen - Prüfungen und Zertifikate
Überwacht Ablaufdaten von Feuerlöschern, Elektroprüfungen, ISO-Audits und Arbeitsschutzschulungen. Bucht den Termin, legt das Protokoll ab.
Gemessen in: versäumten Fristen - Sicherheitsfragebögen
Große Kunden schicken Lieferanten 200 Fragen zur Sicherheit. Der Agent antwortet aus früheren Antworten und Ihren Richtlinien.
Gemessen in: Stunden pro Fragebogen
Branchenagenten
06- Hausverwaltung
Mieter melden Schäden, der Agent ordnet zu, beauftragt den Handwerker, verfolgt die Reparatur und bereitet die Betriebskostenabrechnung vor.
Gemessen in: Schäden pro Verwalter - Arzt- und Zahnarztpraxen
Terminvergabe, Erinnerungen, vorausgefüllte Anamnese, Wiederholungsrezepte zur Freigabe.
Gemessen in: Stunden am Empfang - Kfz-Werkstätten
Fahrzeugannahme aus Foto und Sprachnotiz, Auftragsentwurf, Teilebestellung, Kundeninformation.
Gemessen in: Aufträgen pro Tag - Kanzleien und Steuerberater
Fordert fehlende Unterlagen von Mandanten an, überwacht Fristen, bereitet Standardschreiben vor.
Gemessen in: angeforderten Unterlagen - Bauunternehmen
Bautagebuch aus Sprache und Fotos, Nachunternehmer-Verfolgung, Nachträge zum Budget.
Gemessen in: Bautagebuch-Einträgen
Drei Agenten, die sich zuerst rechnen
Einfach zu bauen, mit Ihren eigenen Dokumenten leicht vorzuführen, und die Ersparnis ist im ersten Monat sichtbar.
Vertragskalender
Wir zeigen ihn in zehn Minuten mit Ihren eigenen Verträgen: jede Kündigungsfrist und jede automatische Verlängerung auf einer Zeitachse.
Demo in 10 MinutenEingangsrechnungsprüfung
Hoher Nutzen, messbar, und die meisten Unternehmen haben bereits ein Budget für die Menschen, die er unterstützt.
Ab 200 Rechnungen im MonatSicherheitsfragebögen
Wenig Wettbewerb. Der Käufer ist ein Softwareunternehmen, das genau weiß, was es kauft.
Für B2B-SoftwareanbieterVon einem Prozess zum laufenden Agenten
Analyse
Ein halber Tag Workshop. Wir erfassen den Prozess, die Dokumente, die Regeln und die beteiligten Systeme.
Pilot
Der Agent läuft auf Ihren echten Dokumenten parallel zu Ihrem Team. Sie vergleichen die Ergebnisse, bevor sich etwas ändert.
Einführung
Anbindungen, Freigabeprozess und Schulung. Der Agent übernimmt die Routine, Ihr Team behält die Entscheidungen.
Betrieb
Überwachung, Protokoll, Modell-Updates und ein Monatsbericht über Vorgänge, Ersparnis und Ausnahmen.
Gebaut für deutsche und europäische Unternehmen
DSGVO
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), Verarbeitungsverzeichnis und technische Maßnahmen gehören zu jeder Lieferung.
EU AI Act
Unsere Agenten unterstützen und bereiten vor. Wir bauen keine Systeme, die automatisierte Entscheidungen über Menschen treffen.
Protokoll
Jede Aktion des Agenten wird mit Zeit, Eingabe und Ergebnis protokolliert. Prüfer und Steuerberater können sie nachvollziehen.
Hosting nach Ihrer Wahl
EU-Cloud, Ihr eigener Server oder lokale Modelle, wo die Daten das Haus nicht verlassen dürfen.
Wählen Sie einen Prozess. Wir zeigen ihn auf Ihren Dokumenten.
Nennen Sie uns den Prozess, der Ihr Team am meisten Zeit kostet. Sie bekommen einen Pilotvorschlag, keine Verkaufspräsentation.