Datenschutzerklärung

Box

Web-App auf box.sortia.de und Android-App „Box“

Konto

Box-Konten werden nur auf Einladung angelegt. Wir speichern Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Anmeldedaten; auf Wunsch richten Sie eine Zwei-Faktor-Anmeldung ein. Ihr Passwort dient zugleich dazu, auf Ihrem Gerät den Schlüssel für die Verschlüsselung abzuleiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Konten und App-Daten speichern wir bei Supabase (Supabase, Inc., 970 Toa Payoh North #07-04, Singapur 318992) in einem Rechenzentrum in der EU (Frankfurt am Main). Supabase verarbeitet die Daten in unserem Auftrag. Soweit ein Zugriff aus Ländern außerhalb der EU möglich ist, stützt er sich auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

Texte, Dateien, Dateinamen und Vorschaubilder werden in Ihrem Browser oder in der App mit AES-GCM (256 Bit) verschlüsselt, bevor sie Ihr Gerät verlassen. Wir können diese Inhalte nicht lesen. Unverschlüsselt speichern wir nur, was für den Betrieb nötig ist: Art des Eintrags, Größe, Dateityp, Erstellungs- und Ablaufzeit, ob ein Eintrag im Tresor liegt, welcher Anhang zu welchem Eintrag gehört, und bei geteilten Links Ablaufzeit, höchste und bisherige Zahl der Aufrufe, einen Hash des Link-Passworts, die Zahl der Fehlversuche und eine Sperrzeit. Dateien über etwa 45 MB speichern wir verschlüsselt auf unserem eigenen Server in Deutschland.

Geräte und Anmeldungen

Damit Sie sehen, wo Sie angemeldet sind, und Geräte abmelden können, speichern wir pro Gerät eine zufällige Geräte-ID, die Browser-Kennung (User-Agent), Browser, Betriebssystem und den Zeitpunkt der ersten und letzten Nutzung; zu jeder Anmeldung speichert Supabase die IP-Adresse und die Browser-Kennung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Sicherheit Ihres Kontos).

Geteilte Links

Der Schlüssel zum Entschlüsseln steht im Teil der Adresse nach dem „#“, den Browser nicht an Server senden. Wer einen Link öffnet, braucht kein Konto; dabei werden die Daten aus Abschnitt 4 verarbeitet. Nach 10 falschen Passwörtern wird ein Link für 5 Minuten gesperrt; dafür speichern wir keine IP-Adresse.

Speicher im Browser

Box speichert im Browser Ihre Anmeldung, die Geräte-ID, Anzeigeeinstellungen, Dateien, die Sie aus anderen Apps an Box teilen, bis Box sie übernimmt, und den Schlüssel zum Entschlüsseln als nicht exportierbaren Schlüssel für höchstens 7 Tage.

Android-Berechtigungen

• Fotos und Medien: Beim Öffnen prüft Box, ob Sie in den letzten 90 Sekunden einen Screenshot aufgenommen haben, und bietet ihn zum Hochladen an. Hochgeladen wird nur, wenn Sie tippen.
• Zwischenablage: Liegt beim Öffnen ein Bild in der Zwischenablage, bietet Box es ebenso zum Hochladen an.
• Speicher: nur auf älteren Android-Versionen, um Downloads zu speichern.
• Fingerabdruck: für die Anmeldung per Fingerabdruck; die Zugangsdaten bleiben verschlüsselt im Android-Keystore Ihres Geräts.
• Teilen: Box kann Dateien empfangen, die Sie aus anderen Apps teilen.

Speicherdauer und Löschung

Einträge löschen sich zum gewählten Zeitpunkt selbst (Standard eine Stunde, höchstens 30 Tage); Einträge im Tresor bleiben, bis Sie sie löschen. Abgelaufene Einträge und nicht mehr benötigte Dateien entfernt ein automatischer Vorgang alle fünf Minuten endgültig. Die Löschung Ihres Kontos beantragen Sie unter box.sortia.de/delete-account.html oder per E-Mail an [email protected]; wir erledigen das innerhalb von 30 Tagen.

LOMA

Website und Web-App auf loma.sortia.de, Android-App „LOMA“, Chrome-Erweiterung und Windows-App „Loma Whisper Voice“

Konto

Loma, Tempo und Tractor verwenden ein gemeinsames Sortia-Konto: Mit derselben Anmeldung (E-Mail-Adresse und Passwort oder „Mit Google anmelden“) nutzen Sie alle drei Apps; die Inhalte jeder App werden getrennt gespeichert. Melden Sie sich mit Google an, erhalten wir von Google Ireland Limited Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und Ihr Profilbild. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der App).

Zum Schutz vor dem massenhaften Anlegen von Konten speichern wir bei jeder Registrierung IP-Adresse, Zeitpunkt und die Domain der E-Mail-Adresse und löschen diese Angaben nach zwei Tagen; Adressen von Wegwerf-Postfächern lehnen wir ab. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit).

Konten und App-Daten speichern wir bei Supabase (Supabase, Inc., 970 Toa Payoh North #07-04, Singapur 318992) in einem Rechenzentrum in der EU (Irland). Supabase verarbeitet die Daten in unserem Auftrag. Soweit ein Zugriff aus Ländern außerhalb der EU möglich ist, stützt er sich auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Transkripte

In Ihrem Konto speichern wir Ihre Transkripte: Text, KI-Fassungen (Übersetzung, überarbeiteter Text), Sprache, Dauer, verwendetes Modell, Schlagwörter, Favoriten und die Bezeichnung des Geräts (zum Beispiel „Chrome (Windows)“ oder das Handymodell), dazu Ihre Einstellungen und einen Tageszähler für Ihr Nutzungskontingent. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Spracherkennung und KI

Ihre Aufnahme wird über unsere Server-Funktion an OpenAI Ireland Limited, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, Irland (Verarbeitung auch durch OpenAI, L.L.C., USA, auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln). OpenAI verwendet Daten, die über die Programmierschnittstelle übermittelt werden, nach eigenen Angaben nicht zum Training seiner Modelle und löscht sie nach spätestens 30 Tagen, übermittelt und dort in Text umgewandelt; fällt der Dienst aus oder wählen Sie es, an Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA (Gemini API; zertifiziert nach dem EU-US Data Privacy Framework, Art. 45 DSGVO). Übersetzung, Überarbeitung und Schlagwortvorschläge laufen ebenso über OpenAI, ersatzweise Google Gemini. Die Audiodatei speichern wir auf dem Server nicht.

Wählen Sie in der Web-App das Modell „Whisper (lokal)“, wird die Aufnahme stattdessen auf unserem eigenen Server in Deutschland umgewandelt und danach sofort gelöscht; den Text speichern wir dort nicht.

Aufnahmen auf Ihrem Gerät

Die Web-App speichert Aufnahmen im Browser (IndexedDB), die Android-App als Audiodateien im App-Speicher, bis Sie sie löschen oder in den Einstellungen eine Aufbewahrungsdauer festlegen. Sie verlassen Ihr Gerät nur zur Umwandlung wie oben beschrieben.

Android-Berechtigungen

• Mikrofon: nur während einer Aufnahme.
• Benachrichtigungen und Vordergrunddienst: Hinweis „Aufnahme läuft“.
• Über anderen Apps einblenden: für die schwebende Aufnahmetaste.
• Tastatur: die Loma-Tastatur fügt nur den erkannten Text ein und liest keine Eingaben.
• Schnelleinstellungen und Fingerabdruck: Kachel zum Starten einer Aufnahme, Entsperren der App.

Chrome-Erweiterung

Die Erweiterung nutzt die Berechtigungen „activeTab“, „tabs“ und „storage“ sowie ein Skript auf allen Webseiten. Das Skript fügt nur den erkannten Text in das aktive Eingabefeld ein oder legt ihn in die Zwischenablage; Seiteninhalte liest es nicht. Ihre Anmeldung speichert die Erweiterung in ihrem eigenen Speicher. Aufnahmen werden wie oben beschrieben verarbeitet.

Windows-App „Loma Whisper Voice“

Die App prüft Ihre Lizenz alle vier Stunden bei unserem Server; übermittelt werden der Lizenzschlüssel und eine Geräte-Kennung, die aus Ihrer Windows-Installation berechnet wird (Hashwert, keine Seriennummer). Spracherkennung, Übersetzung und Zusammenfassungen laufen über unseren Server an OpenAI, ersatzweise Google Gemini; pro Aufruf speichern wir nur Lizenz, Dauer, Modell und Kosten. Wenn Sie eine Lizenz anfragen, speichern wir E-Mail-Adresse, Name, gewünschten Tarif, Ihre Nachricht, App-Version, Geräte-Kennung, IP-Adresse und Browser-Kennung und erhalten darüber eine E-Mail.

Auf Ihrem PC speichert die App ihre Einstellungen, die letzten 500 Texte, die letzten 40 Aufnahmen und ein Protokoll. Ihre Oberfläche lädt derzeit Schriftarten von Google Fonts und Symbole von jsDelivr; dabei erhalten diese Anbieter Ihre IP-Adresse. Bei Verbindungsproblemen prüft die App die Internetverbindung mit einem Verbindungsaufbau zu 1.1.1.1 (Cloudflare) und 8.8.8.8 (Google); der Knopf „Verbindung testen“ ruft zusätzlich sortia.de, api.openai.com und google.com auf.

Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Ihre Daten, solange Ihr Konto besteht. Die Löschung Ihres Kontos oder nur der Daten dieser App beantragen Sie in der App, unter loma.sortia.de/delete-account beziehungsweise loma.sortia.de/delete-data oder per E-Mail an [email protected]. Wir erledigen das innerhalb von 30 Tagen und löschen alles, was keiner gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt. Weil das Konto gemeinsam genutzt wird, beendet die Löschung des Kontos auch den Zugang zu den anderen Sortia-Apps.

Transkripte, die Sie in der App löschen, werden sofort ausgeblendet und mit der Löschung Ihres Kontos endgültig entfernt.

Tempo

Web-App auf tempo.sortia.de und Android-App „Tempo“

Konto

Loma, Tempo und Tractor verwenden ein gemeinsames Sortia-Konto: Mit derselben Anmeldung (E-Mail-Adresse und Passwort oder „Mit Google anmelden“) nutzen Sie alle drei Apps; die Inhalte jeder App werden getrennt gespeichert. Melden Sie sich mit Google an, erhalten wir von Google Ireland Limited Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und Ihr Profilbild. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der App).

Zum Schutz vor dem massenhaften Anlegen von Konten speichern wir bei jeder Registrierung IP-Adresse, Zeitpunkt und die Domain der E-Mail-Adresse und löschen diese Angaben nach zwei Tagen; Adressen von Wegwerf-Postfächern lehnen wir ab. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit).

Konten und App-Daten speichern wir bei Supabase (Supabase, Inc., 970 Toa Payoh North #07-04, Singapur 318992) in einem Rechenzentrum in der EU (Irland). Supabase verarbeitet die Daten in unserem Auftrag. Soweit ein Zugriff aus Ländern außerhalb der EU möglich ist, stützt er sich auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Kalender, Aufgaben und Kontakte

Wir speichern Ihre Termine, Aufgaben, Notizen, Erinnerungen und Einstellungen sowie die Kontakte, die Sie in Tempo anlegen (zum Beispiel Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Firma, Ort und Notizen), und Links zu Chats. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Anhänge

Bilder und Dateien (bis 15 MB), die Sie an Einträge oder Kontakte hängen, auch aus der Zwischenablage, speichern wir auf unserem Server in Deutschland. Sie sind über eine zufällige, nicht erratbare Adresse abrufbar, die nur in Ihrem Konto gespeichert ist; Suchmaschinen sind ausgeschlossen. Nicht mehr verwendete Dateien löschen wir nach 48 Stunden.

Spracheingabe und KI

Nehmen Sie einen Sprachbefehl auf (Tempo Pro) oder lassen Sie einen Satz oder E-Mails in einen Eintrag umwandeln, zusammenfassen oder übersetzen, senden wir die Aufnahme beziehungsweise den Text über unsere Server-Funktion an OpenAI Ireland Limited, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, Irland (Verarbeitung auch durch OpenAI, L.L.C., USA, auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln). OpenAI verwendet Daten, die über die Programmierschnittstelle übermittelt werden, nach eigenen Angaben nicht zum Training seiner Modelle und löscht sie nach spätestens 30 Tagen, ersatzweise an Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA (Gemini API; zertifiziert nach dem EU-US Data Privacy Framework, Art. 45 DSGVO). Bei E-Mails sind das höchstens fünf Nachrichten. Die Aufnahme speichern wir nicht, gespeichert wird nur der erzeugte Eintrag. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Gmail (optional)

Wenn Sie sich mit Google anmelden und Gmail ausdrücklich verbinden, liest Tempo mit der Berechtigung „gmail.readonly“ die E-Mails, die Sie an einen Eintrag anhängen oder zusammenfassen lassen. Das dafür nötige Zugriffstoken speichern wir verschlüsselt (AES-256) in unserer Datenbank, verknüpft mit Ihrem Konto; den Schlüssel kennt nur unser Server. Für eine Zusammenfassung wird der Text der E-Mail wie oben beschrieben an die KI übermittelt. Tempo verschickt, ändert und löscht keine E-Mails. Die Nutzung der über Google-Schnittstellen erhaltenen Daten hält sich an die Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen. Die Verbindung trennen Sie jederzeit in Tempo oder unter myaccount.google.com/permissions; dann löschen wir das Token. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Anrufe (nur Version außerhalb von Google Play)

Die Version, die nicht über Google Play verteilt wird, kann neue Anrufe automatisch als Einträge speichern (Telefonnummer, Zeitpunkt, Dauer und Art des Anrufs). Die Funktion lässt sich in den Einstellungen abschalten. Die Version aus Google Play liest keine Anrufe.

Erinnerungen

Die Android-App stellt Erinnerungen auf dem Gerät. In der Web-App sendet unser Server Erinnerungen als Push-Nachricht mit Titel und Uhrzeit des Eintrags über den Push-Dienst Ihres Browsers (zum Beispiel Google, Mozilla oder Apple); dafür speichern wir die Zustelladresse Ihres Browsers, bis Sie sich abmelden.

Weitere Dienste

• YouTube: Fügen Sie einen YouTube-Link ein, wird die Adresse an YouTube (Google Ireland Limited) übermittelt, um den Namen des Kanals anzuzeigen.
• Feiertage: lädt nur unser Server von Nager.Date und OpenHolidays, ohne Daten über Sie.
• WhatsApp, Telegram, Teams: Chat-Links öffnen die jeweilige App erst, wenn Sie tippen.
• Fehlerberichte: Startet die App nicht, sendet sie Fehlertext, Adresse der Seite und Browser-Kennung an unsere Datenbank, auch ohne Anmeldung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Fehlerbehebung).
• Tempo Pro: Melden Sie Interesse an Tempo Pro, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse und den gewünschten Tarif. Zahlungen gibt es derzeit nicht.

Android-Berechtigungen

• Mikrofon: nur für Sprachbefehle in Tempo Pro, nur während Sie aufnehmen.
• Kontakte: nur auf dem Gerät, wenn Sie einen WhatsApp-, Telegram- oder Teams-Chat auswählen; gespeichert wird nur der gewählte Chat-Link.
• Anrufliste: nur in der Version außerhalb von Google Play (siehe oben).
• Benachrichtigungen, genaue Wecker, Neustart: für Erinnerungen.
• Zwischenablage: wird nur gelesen, wenn Sie auf „Einfügen“ tippen.

Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Ihre Daten, solange Ihr Konto besteht. Die Löschung Ihres Kontos oder nur der Daten dieser App beantragen Sie in der App, unter tempo.sortia.de/delete-account beziehungsweise tempo.sortia.de/delete-data oder per E-Mail an [email protected]. Wir erledigen das innerhalb von 30 Tagen und löschen alles, was keiner gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt. Weil das Konto gemeinsam genutzt wird, beendet die Löschung des Kontos auch den Zugang zu den anderen Sortia-Apps.

Tractor

Android-App „Tractor“ und Website tractor.sortia.de

Konto

Loma, Tempo und Tractor verwenden ein gemeinsames Sortia-Konto: Mit derselben Anmeldung (E-Mail-Adresse und Passwort oder „Mit Google anmelden“) nutzen Sie alle drei Apps; die Inhalte jeder App werden getrennt gespeichert. Melden Sie sich mit Google an, erhalten wir von Google Ireland Limited Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und Ihr Profilbild. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der App).

Zum Schutz vor dem massenhaften Anlegen von Konten speichern wir bei jeder Registrierung IP-Adresse, Zeitpunkt und die Domain der E-Mail-Adresse und löschen diese Angaben nach zwei Tagen; Adressen von Wegwerf-Postfächern lehnen wir ab. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit).

Konten und App-Daten speichern wir bei Supabase (Supabase, Inc., 970 Toa Payoh North #07-04, Singapur 318992) in einem Rechenzentrum in der EU (Irland). Supabase verarbeitet die Daten in unserem Auftrag. Soweit ein Zugriff aus Ländern außerhalb der EU möglich ist, stützt er sich auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Gesundheitsdaten

Tractor speichert Ihr Körpergewicht, Ihre Aktivitäten und Schritte, Größe, Geschlecht, Zielgewicht, Geburtsdatum, Tagebucheinträge mit Stimmung und Ihre Erinnerungen und berechnet daraus den BMI. Das sind Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO). Wir verarbeiten sie nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die Sie in der App erteilen und dort jederzeit widerrufen können; der Widerruf führt zur Löschung Ihres Kontos.

Health Connect

Wenn Sie es erlauben, liest Tractor aus Health Connect Ihre Trainings, Ihr Gewicht und Ihre Schritte (beim ersten Mal die letzten 30 Tage, danach neue Werte) und speichert sie in Ihrem Konto. Tractor schreibt nichts in Health Connect.

Absturzberichte

Stürzt die App ab, sendet sie einen Absturzbericht an Firebase Crashlytics der Google LLC, USA (zertifiziert nach dem EU-US Data Privacy Framework): technische Angaben zum Fehler, Gerätemodell, Android- und App-Version und eine zufällige Installations-ID, keine Gesundheitsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Fehlerbehebung). Eine Nutzungsanalyse oder Werbung findet nicht statt.

Android-Berechtigungen

• Health Connect: Trainings, Gewicht und Schritte lesen.
• Benachrichtigungen, genaue Wecker, Vollbild-Wecker, Neustart, Bildschirm aufwecken: für Ihre Erinnerungen.
• Fingerabdruck: Anmeldung per Fingerabdruck.

Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Ihre Daten, solange Ihr Konto besteht. Die Löschung Ihres Kontos oder nur der Daten dieser App beantragen Sie in der App, unter tractor.sortia.de/delete-account beziehungsweise tractor.sortia.de/delete-data oder per E-Mail an [email protected]. Wir erledigen das innerhalb von 30 Tagen und löschen alles, was keiner gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt. Weil das Konto gemeinsam genutzt wird, beendet die Löschung des Kontos auch den Zugang zu den anderen Sortia-Apps.

Balsam

Website und Web-App auf balsam.sortia.de und Android-App „Balsam“

Keine Daten auf unseren Servern

Balsam braucht kein Konto und speichert nichts auf unseren Servern. Statistik, Favoriten, Erinnerung und Einstellungen liegen nur auf Ihrem Gerät (Web-App: Speicher Ihres Browsers; Android: App-Speicher). Sie löschen sie in der App, durch Deinstallieren oder indem Sie die Website-Daten im Browser löschen. Beim Abspielen in der Web-App lädt Ihr Browser die Klänge von unserem Server (Abschnitt 4). Die tägliche Erinnerung der Web-App nutzt die Benachrichtigungen Ihres Browsers.

Android-App

Die Android-App hat keinen Internetzugriff; die Klänge liefert Google Play mit der App aus. Titel und Kategorie des gerade gespielten Klangs zeigt Android in der Benachrichtigung, auf dem Sperrbildschirm und auf verbundenen Geräten (Bluetooth, Auto) an; das bleibt auf Ihren Geräten.

• Wiedergabe im Hintergrund: Vordergrunddienst und Wachhalten des Geräts.
• Benachrichtigungen, genauer Wecker, Neustart: für die tägliche Erinnerung.

Screen

Website screen.sortia.de und Windows-App „Screen“

Website

Das Formular „Zugang anfragen“ sendet Name, E-Mail-Adresse, Betriebssystem, Einsatzzweck, Ihre Nachricht und die Browsersprache an unser Kontaktformular (Abschnitt 6).

Windows-App

Aufnahmen bleiben auf Ihrem PC. Die App sendet keine Nutzungsdaten und sucht nicht selbst nach Updates. Fehlt die Komponente FFmpeg, lädt die App sie von gyan.dev oder GitHub herunter.

Optionale KI-Funktionen (standardmäßig aus)

• Live-Transkription: Mikrofon und, wenn Sie es einschalten, der Ton des PCs (also auch andere Gesprächsteilnehmer) werden zur Umwandlung in Text entweder über unseren Server mit einem Loma-Lizenzschlüssel an OpenAI beziehungsweise Google Gemini oder mit Ihrem eigenen Schlüssel direkt an OpenAI oder Groq gesendet. Bitte informieren Sie andere Teilnehmer, bevor Sie ein Gespräch transkribieren.
• KI-Chat: Ihre Fragen und auf Wunsch Bildschirmfotos gehen mit Ihrem eigenen Schlüssel direkt an OpenAI, Groq oder Anthropic; dafür gelten deren Bedingungen.

API-Schlüssel speichert die App verschlüsselt (Windows DPAPI), Chats nur auf Ihrem PC.

Omnia

Website omnia.sortia.de

Informationsseite

omnia.sortia.de ist eine reine Informationsseite ohne Formulare; es gelten die Abschnitte 3 und 4. Omnia selbst läuft auf dem Server des jeweiligen Nutzers. Die abschaltbare KI-Einordnung sendet dabei Dokumenttext oder Seitenbilder an Google Gemini oder, wenn so eingestellt, an OpenAI oder Anthropic.

Fibu

Website fibu.sortia.de

Internes Werkzeug

Fibu ist unser internes Buchhaltungswerkzeug und steht der Öffentlichkeit nicht zur Verfügung. Öffentlich ist nur die Informationsseite; es gelten die Abschnitte 3 und 4.

Box

Web app at box.sortia.de and the Android app "Box"

Account

Box accounts are created by invitation only. We store your email address and sign-in data; you can add two-factor sign-in. Your password is also used on your device to derive the encryption key. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR.

We store accounts and app data with Supabase (Supabase, Inc., 970 Toa Payoh North #07-04, Singapore 318992) in a data centre in the EU (Frankfurt, Germany). Supabase processes the data on our behalf. Where access from outside the EU is possible, it is based on the EU Standard Contractual Clauses (Art. 46(2)(c) GDPR).

End-to-end encryption

Texts, files, file names and thumbnails are encrypted in your browser or in the app with AES-GCM (256 bit) before they leave your device. We cannot read this content. Unencrypted we keep only what operation requires: type of entry, size, file type, creation and expiry time, whether an entry is in the vault, which attachment belongs to which entry, and for shared links the expiry time, maximum and current number of views, a hash of the link password, the number of failed attempts and a lock time. Files above about 45 MB are stored encrypted on our own server in Germany.

Devices and sign-ins

So that you can see where you are signed in and sign devices out, we store per device a random device ID, the browser identifier (user agent), browser, operating system and the time of first and last use; for every sign-in Supabase stores the IP address and browser identifier. Legal basis: Art. 6(1)(b) and (f) GDPR (security of your account).

Shared links

The decryption key is in the part of the address after the "#", which browsers never send to servers. Opening a link needs no account; the data from section 4 is processed. After 10 wrong passwords a link is locked for 5 minutes; no IP address is stored for this.

Browser storage

Box keeps in your browser your sign-in, the device ID, display settings, files you share into Box from other apps until Box picks them up, and the decryption key as a non-extractable key for at most 7 days.

Android permissions

• Photos and media: when opened, Box checks whether you took a screenshot in the last 90 seconds and offers to upload it. Nothing is uploaded unless you tap.
• Clipboard: if there is an image in the clipboard when you open Box, it is offered for upload the same way.
• Storage: only on older Android versions, to save downloads.
• Fingerprint: for fingerprint sign-in; credentials stay encrypted in your device's Android Keystore.
• Sharing: Box can receive files you share from other apps.

Retention and deletion

Entries delete themselves at the chosen time (default one hour, at most 30 days); vault entries stay until you delete them. An automatic process permanently removes expired entries and unused files every five minutes. You can request deletion of your account at box.sortia.de/delete-account.html or by email to [email protected]; we complete it within 30 days.

LOMA

Website and web app at loma.sortia.de, the Android app "LOMA", the Chrome extension and the Windows app "Loma Whisper Voice"

Account

Loma, Tempo and Tractor use one shared Sortia account: the same sign-in (email address and password, or "Sign in with Google") works in all three apps; the content of each app is stored separately. If you sign in with Google, we receive your email address, name and profile picture from Google Ireland Limited. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (providing the app).

To protect against mass creation of accounts, we store the IP address, time and email domain of every sign-up and delete them after two days; addresses of disposable mailboxes are rejected. Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (security).

We store accounts and app data with Supabase (Supabase, Inc., 970 Toa Payoh North #07-04, Singapore 318992) in a data centre in the EU (Ireland). Supabase processes the data on our behalf. Where access from outside the EU is possible, it is based on the EU Standard Contractual Clauses (Art. 46(2)(c) GDPR).

Transcripts

We store your transcripts in your account: text, AI versions (translation, improved text), language, duration, model used, tags, favourites and the name of the device (for example "Chrome (Windows)" or the phone model), plus your settings and a daily counter for your usage quota. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR.

Speech recognition and AI

Your recording is sent through our server function to OpenAI Ireland Limited, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, Ireland (processing also by OpenAI, L.L.C., USA, based on the EU Standard Contractual Clauses). According to OpenAI, data sent through its programming interface is not used to train its models and is deleted after 30 days at the latest, and converted to text there; if that service fails or you choose it, to Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA (Gemini API; certified under the EU-US Data Privacy Framework, Art. 45 GDPR). Translation, text improvement and tag suggestions also run through OpenAI, with Google Gemini as fallback. We do not store the audio file on the server.

If you choose the model "Whisper (local)" in the web app, the recording is converted on our own server in Germany instead and deleted immediately afterwards; the text is not stored there.

Recordings on your device

The web app keeps recordings in the browser (IndexedDB), the Android app as audio files in the app storage, until you delete them or set a retention period in the settings. They leave your device only for conversion as described above.

Android permissions

• Microphone: only during a recording.
• Notifications and foreground service: the "recording" notice.
• Display over other apps: for the floating record button.
• Keyboard: the Loma keyboard only inserts the recognised text and does not read your input.
• Quick settings and fingerprint: tile to start a recording, unlocking the app.

Chrome extension

The extension uses the permissions "activeTab", "tabs" and "storage" and a script on all web pages. The script only inserts the recognised text into the active input field or puts it on the clipboard; it does not read page content. Your sign-in is kept in the extension's own storage. Recordings are processed as described above.

Windows app "Loma Whisper Voice"

The app checks your licence with our server every four hours, sending the licence key and a device identifier computed from your Windows installation (a hash, not a serial number). Speech recognition, translation and summaries run through our server to OpenAI, with Google Gemini as fallback; per call we store only licence, duration, model and cost. If you request a licence, we store email address, name, requested plan, your message, app version, device identifier, IP address and browser identifier and receive an email about it.

On your PC the app keeps its settings, the last 500 texts, the last 40 recordings and a log. Its interface currently loads fonts from Google Fonts and icons from jsDelivr, which receive your IP address. On connection problems the app checks the internet connection by connecting to 1.1.1.1 (Cloudflare) and 8.8.8.8 (Google); the "Test connection" button also calls sortia.de, api.openai.com and google.com.

Retention and deletion

We keep your data as long as your account exists. You can request deletion of your account, or only of this app's data, in the app, at loma.sortia.de/delete-account or loma.sortia.de/delete-data, or by email to [email protected]. We complete it within 30 days and delete everything that is not subject to a statutory retention obligation. Because the account is shared, deleting it also ends your access to the other Sortia apps.

Transcripts you delete in the app are hidden immediately and removed for good when your account is deleted.

Tempo

Web app at tempo.sortia.de and the Android app "Tempo"

Account

Loma, Tempo and Tractor use one shared Sortia account: the same sign-in (email address and password, or "Sign in with Google") works in all three apps; the content of each app is stored separately. If you sign in with Google, we receive your email address, name and profile picture from Google Ireland Limited. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (providing the app).

To protect against mass creation of accounts, we store the IP address, time and email domain of every sign-up and delete them after two days; addresses of disposable mailboxes are rejected. Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (security).

We store accounts and app data with Supabase (Supabase, Inc., 970 Toa Payoh North #07-04, Singapore 318992) in a data centre in the EU (Ireland). Supabase processes the data on our behalf. Where access from outside the EU is possible, it is based on the EU Standard Contractual Clauses (Art. 46(2)(c) GDPR).

Calendar, tasks and contacts

We store your appointments, tasks, notes, reminders and settings, the contacts you create in Tempo (for example name, phone number, email address, company, city and notes) and links to chats. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR.

Attachments

Images and files (up to 15 MB) you attach to entries or contacts, including from the clipboard, are stored on our server in Germany. They are reachable under a random address that cannot be guessed and is stored only in your account; search engines are excluded. Files no longer in use are deleted after 48 hours.

Voice input and AI

When you record a voice command (Tempo Pro) or let Tempo turn a sentence or emails into an entry, summarise or translate them, we send the recording or text through our server function to OpenAI Ireland Limited, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, Ireland (processing also by OpenAI, L.L.C., USA, based on the EU Standard Contractual Clauses). According to OpenAI, data sent through its programming interface is not used to train its models and is deleted after 30 days at the latest, with Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA (Gemini API; certified under the EU-US Data Privacy Framework, Art. 45 GDPR) as fallback. For emails that is at most five messages. We do not store the recording, only the resulting entry. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR.

Gmail (optional)

If you sign in with Google and explicitly connect Gmail, Tempo uses the "gmail.readonly" permission to read the emails you attach to an entry or ask it to summarise. The access token is stored encrypted (AES-256) in our database, linked to your account; only our server knows the key. For a summary the email text is sent to the AI as described above. Tempo never sends, changes or deletes emails. Tempo's use of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. You can disconnect at any time in Tempo or at myaccount.google.com/permissions; we then delete the token. Legal basis: your consent (Art. 6(1)(a) GDPR).

Calls (only the version outside Google Play)

The version not distributed through Google Play can save new calls automatically as entries (phone number, time, duration and type of call). You can switch this off in the settings. The Google Play version does not read calls.

Reminders

The Android app sets reminders on the device. In the web app our server sends reminders as push messages with the title and time of the entry through your browser's push service (for example Google, Mozilla or Apple); for this we store your browser's delivery address until you sign out.

Other services

• YouTube: if you paste a YouTube link, the address is sent to YouTube (Google Ireland Limited) to show the channel name.
• Public holidays: only our server loads them from Nager.Date and OpenHolidays, without any data about you.
• WhatsApp, Telegram, Teams: chat links open the app only when you tap them.
• Error reports: if the app fails to start, it sends the error text, page address and browser identifier to our database, also without sign-in (Art. 6(1)(f) GDPR, troubleshooting).
• Tempo Pro: if you register interest in Tempo Pro, we store your email address and the requested plan. There are no payments at the moment.

Android permissions

• Microphone: only for voice commands in Tempo Pro, only while you record.
• Contacts: only on the device when you pick a WhatsApp, Telegram or Teams chat; only the chosen chat link is stored.
• Call log: only in the version outside Google Play (see above).
• Notifications, exact alarms, restart: for reminders.
• Clipboard: read only when you tap "Paste".

Retention and deletion

We keep your data as long as your account exists. You can request deletion of your account, or only of this app's data, in the app, at tempo.sortia.de/delete-account or tempo.sortia.de/delete-data, or by email to [email protected]. We complete it within 30 days and delete everything that is not subject to a statutory retention obligation. Because the account is shared, deleting it also ends your access to the other Sortia apps.

Tractor

The Android app "Tractor" and the website tractor.sortia.de

Account

Loma, Tempo and Tractor use one shared Sortia account: the same sign-in (email address and password, or "Sign in with Google") works in all three apps; the content of each app is stored separately. If you sign in with Google, we receive your email address, name and profile picture from Google Ireland Limited. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (providing the app).

To protect against mass creation of accounts, we store the IP address, time and email domain of every sign-up and delete them after two days; addresses of disposable mailboxes are rejected. Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (security).

We store accounts and app data with Supabase (Supabase, Inc., 970 Toa Payoh North #07-04, Singapore 318992) in a data centre in the EU (Ireland). Supabase processes the data on our behalf. Where access from outside the EU is possible, it is based on the EU Standard Contractual Clauses (Art. 46(2)(c) GDPR).

Health data

Tractor stores your body weight, activities and steps, height, sex, goal weight, date of birth, diary entries with mood and your reminders, and calculates your BMI from them. This is health data (Art. 9 GDPR). We process it only with your explicit consent (Art. 9(2)(a) GDPR), which you give in the app and can withdraw there at any time; withdrawal leads to deletion of your account.

Health Connect

If you allow it, Tractor reads your workouts, weight and steps from Health Connect (the last 30 days the first time, then new values) and stores them in your account. Tractor writes nothing to Health Connect.

Crash reports

If the app crashes, it sends a crash report to Firebase Crashlytics of Google LLC, USA (certified under the EU-US Data Privacy Framework): technical details of the error, device model, Android and app version and a random installation ID, no health data. Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (troubleshooting). There is no usage analytics and no advertising.

Android permissions

• Health Connect: read workouts, weight and steps.
• Notifications, exact alarms, full-screen alarm, restart, wake the screen: for your reminders.
• Fingerprint: fingerprint sign-in.

Retention and deletion

We keep your data as long as your account exists. You can request deletion of your account, or only of this app's data, in the app, at tractor.sortia.de/delete-account or tractor.sortia.de/delete-data, or by email to [email protected]. We complete it within 30 days and delete everything that is not subject to a statutory retention obligation. Because the account is shared, deleting it also ends your access to the other Sortia apps.

Balsam

Website and web app at balsam.sortia.de and the Android app "Balsam"

No data on our servers

Balsam needs no account and stores nothing on our servers. Statistics, favourites, reminder and settings stay on your device only (web app: your browser's storage; Android: app storage). You delete them in the app, by uninstalling, or by clearing the site data in your browser. When playing in the web app, your browser loads the sounds from our server (section 4). The web app's daily reminder uses your browser's notifications.

Android app

The Android app has no internet access; Google Play delivers the sounds together with the app. Android shows the title and category of the sound being played in the notification, on the lock screen and on connected devices (Bluetooth, car); this stays on your devices.

• Background playback: foreground service and keeping the device awake.
• Notifications, exact alarm, restart: for the daily reminder.

Screen

The website screen.sortia.de and the Windows app "Screen"

Website

The "Request access" form sends name, email address, operating system, use case, your message and the browser language to our contact form (section 6).

Windows app

Recordings stay on your PC. The app sends no usage data and does not check for updates by itself. If the FFmpeg component is missing, the app downloads it from gyan.dev or GitHub.

Optional AI features (off by default)

• Live transcription: the microphone and, if you switch it on, the PC's sound (so also other call participants) are sent for conversion to text either through our server with a Loma licence key to OpenAI or Google Gemini, or with your own key directly to OpenAI or Groq. Please tell other participants before you transcribe a conversation.
• AI chat: your questions and, if you choose, screenshots go with your own key directly to OpenAI, Groq or Anthropic; their terms apply.

The app stores API keys encrypted (Windows DPAPI) and chats only on your PC.

Omnia

The website omnia.sortia.de

Information page

omnia.sortia.de is an information page without forms; sections 3 and 4 apply. Omnia itself runs on the user's own server. Its AI classification, which can be switched off, sends document text or page images to Google Gemini or, if configured, to OpenAI or Anthropic.

Fibu

The website fibu.sortia.de

Internal tool

Fibu is our internal accounting tool and is not available to the public. Only the information page is public; sections 3 and 4 apply.