KI-Automatisierung im Büro: weniger Abtippen, Suchen und Weiterleiten
Ein großer Teil der Büroarbeit besteht aus Abtippen, Suchen, Abgleichen und Weiterleiten. Mit KI lassen sich diese Schritte zu einem Ablauf verbinden, vom E-Mail-Postfach über das ERP bis zur Buchhaltung. Sortia Labs automatisiert solche Prozesse für Unternehmen in München und deutschlandweit, mit klaren Regeln und einer Freigabe dort, wo es darauf ankommt.
- KI-Automatisierung
- Prozessautomatisierung
- Büroautomatisierung
- Workflow mit KI
- Automatisierung mit Python
Abläufe, die sich mit KI automatisieren lassen
Kontoauszüge abgleichen
Kontoauszüge als camt.053, MT940 oder CSV werden eingelesen und offenen Rechnungen zugeordnet, nach Betrag, Datum, IBAN und Verwendungszweck. Die KI hilft dort, wo der Verwendungszweck unvollständig oder frei formuliert ist.
Daten zwischen Systemen übertragen
Bestellungen aus dem Webshop ins ERP, Kontakte aus Formularen ins CRM, Stunden aus Tabellen in die Abrechnung. Wo eine Schnittstelle fehlt, liest die KI E-Mails oder PDFs und füllt die Felder.
Stammdaten aktuell halten
Änderungen aus E-Mails, Formularen oder Briefen, etwa eine neue Anschrift oder Ansprechperson, werden erkannt und als Änderungsvorschlag für die Stammdaten vorbereitet. Übernommen wird erst nach Bestätigung durch Ihr Team.
Berichte und Zusammenfassungen
Wöchentliche Auswertungen aus mehreren Quellen, Zusammenfassungen langer Ticketverläufe oder ein Überblick über offene Posten, als E-Mail, PDF oder Nachricht im Teamkanal, automatisch zur festen Zeit verschickt.
Ablage und Archiv
Eingehende Dokumente erhalten einen sprechenden Namen, Datum und Absender und landen im richtigen Ordner Ihres Dokumentenmanagements. Doppelte Dateien werden am Inhalt erkannt, statt zweimal abgelegt zu werden.
So automatisieren wir einen Ablauf
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Ablauf aufnehmen
Wir schauen Ihrem Team bei der Arbeit über die Schulter und zählen: Wie oft kommt der Vorgang vor, wie lange dauert er, wo passieren Fehler? Daraus ergibt sich die erwartete Ersparnis.
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Regel oder KI
Jeder Schritt bekommt das passende Werkzeug. Was eine feste Regel lösen kann, löst eine Regel, weil sie günstiger und vorhersehbar ist. KI kommt dort zum Einsatz, wo Texte verstanden werden müssen.
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Umsetzen und anbinden
Wir bauen den Ablauf mit Python, FastAPI und Docker, binden ihn an Ihre Systeme an und richten Freigaben ein. Vor dem Start läuft er eine Zeit lang parallel zum bisherigen Vorgehen.
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Messen und betreiben
Monitoring, Fehlermeldungen und ein monatlicher Bericht über Fälle, Ersparnis und Ausnahmen. So sehen Sie, ob sich die Automatisierung rechnet, und wir sehen, wo sie besser werden kann.
Software, die wir selbst bauen und betreiben.
Fragen zu KI-Automatisierung
Was ist der Unterschied zwischen RPA und KI-Automatisierung?
RPA klickt sich wie ein Mensch durch Oberflächen und folgt festen Regeln; ändert sich eine Maske, bricht der Ablauf oft ab. KI-Automatisierung arbeitet über Schnittstellen und versteht zusätzlich unstrukturierte Inhalte wie E-Mails oder PDFs. Beides lässt sich kombinieren, wenn ein altes System keine Schnittstelle hat.
Welche Prozesse eignen sich für den Anfang?
Häufige, gleichartige Vorgänge mit klarem Ergebnis: Rechnungseingang, Bankabgleich, Datenübernahme zwischen Systemen, wiederkehrende Berichte. Für den Start ungeeignet sind seltene Sonderfälle und Entscheidungen, die viel Erfahrung brauchen. Die KI-Potenzialanalyse ordnet Ihre Kandidaten nach Aufwand und Ersparnis.
Was passiert, wenn die Automatisierung ausfällt?
Fehler werden gemeldet, und unbearbeitete Vorgänge bleiben in einer Warteschlange, bis sie nachgeholt oder von Hand erledigt werden. Ihr Team kann einen Vorgang also wie bisher bearbeiten, wenn ein System nicht erreichbar ist. Das Monitoring zeigt uns die Störung, damit wir sie beheben können.
Müssen wir unsere bestehende Software ersetzen?
In der Regel nicht. Die Automatisierung setzt auf Ihre vorhandenen Systeme auf und nutzt deren Schnittstellen, Dateiexporte oder Postfächer. Bietet eine Anwendung gar keinen Zugang mehr, sprechen wir offen über eine schrittweise Modernisierung.
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Welcher Ablauf bindet bei Ihnen unnötig viel Zeit?
Beschreiben Sie ihn in ein paar Sätzen. Sie bekommen eine Einschätzung, welche Schritte sich mit Regeln, welche mit KI und welche besser gar nicht automatisieren lassen.