KI-Dokumentenanalyse: Rechnungen, Belege und Verträge auslesen
Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Verträge und Formulare kommen als PDF, Scan oder Handyfoto und werden in vielen Firmen noch abgetippt. Eine KI liest die benötigten Felder aus, Prüfregeln kontrollieren das Ergebnis, und Ihr Team sieht nur noch die Fälle, die nicht eindeutig sind. Sortia Labs richtet das für Unternehmen in München und ganz Deutschland ein, vor Ort oder remote.
- KI-Dokumentenanalyse
- Rechnungen auslesen
- Belegerfassung mit KI
- OCR mit KI
- Datenextraktion
- Intelligente Dokumentenverarbeitung
Welche Dokumente die KI für Sie liest
Eingangsrechnungen und Belege
Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, USt-IdNr., IBAN und Beträge je Steuersatz, auch wenn mehrere Steuersätze auf einem Beleg stehen. Die Werte gehen als Buchungsvorschlag an Ihre Buchhaltung oder Ihr ERP.
Lieferscheine und Bestellungen
Positionen, Mengen und Artikelnummern werden ausgelesen und automatisch mit der Bestellung oder der Rechnung abgeglichen. Abweichungen bei Menge oder Preis werden markiert, bevor die Zahlung freigegeben wird.
Verträge und Schriftverkehr
Aus Verträgen kommen Laufzeiten, Kündigungsfristen, Vertragspartner und Beträge, aus Briefen Absender, Anliegen und Fristen. Die KI fasst zusammen und ordnet zu, die Bewertung bleibt bei Ihnen.
Formulare und Anträge
Ausgefüllte Formulare, Anträge und Fragebögen werden in strukturierte Daten übersetzt, die Ihr System direkt übernimmt. Ist ein Feld leer oder nicht eindeutig lesbar, markiert das System es für Ihr Team, statt einen Wert anzunehmen.
Erkennen und weiterleiten
Vor dem Auslesen erkennt die KI, um welche Art Dokument es sich handelt, und leitet es an den passenden Ablauf weiter: Rechnung in die Buchhaltung, Vertrag ins Archiv, Reklamation an den Service.
So kommt die KI an Ihre Dokumente
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Stichprobe
Sie geben uns eine Auswahl typischer Dokumente, gerne auch die schwierigen: schlechte Scans, ungewöhnliche Layouts, mehrseitige Rechnungen. Daran legen wir fest, welche Felder ausgelesen werden sollen.
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Prototyp auf echten Dokumenten
In der Regel nach zwei bis drei Wochen läuft die Erkennung auf Ihren Beispielen. Sie sehen für jedes Feld, wie oft der Wert stimmt und welche Fälle zur Prüfung gehen.
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Prüfregeln und Freigabe
Summen, Steuersätze, Pflichtfelder und der Abgleich mit Stammdaten werden als feste Regeln geprüft. Was durchfällt, erscheint in einer Prüfliste mit dem Originaldokument daneben.
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Anbindung
Die ausgelesenen Daten gehen an Ihr ERP, Ihre Buchhaltung, Ihr Dokumentenmanagement oder als Export an die Steuerberatung, über Schnittstelle, Datei oder ein E-Mail-Postfach.
Software, die wir selbst bauen und betreiben.
Fragen zu KI-Dokumentenanalyse
Wie genau liest die KI Rechnungen aus?
Das hängt von Dokumentqualität und Layout ab, deshalb messen wir es im Prototyp an Ihren eigenen Belegen, Feld für Feld. Entscheidend ist die Kombination mit Prüfregeln: Was nicht zusammenpasst, geht zur Prüfung, und nur eindeutige Fälle laufen ohne Nacharbeit durch.
Was ist der Unterschied zu klassischer OCR?
Klassische OCR macht aus einem Bild Text. Die KI versteht zusätzlich, was dieser Text bedeutet: welcher Betrag die Bruttosumme ist, welche Nummer die Rechnungsnummer und welches Datum das Leistungsdatum. Eigene Vorlagen pro Lieferant sind dafür in der Regel nicht nötig.
Können die Daten direkt in DATEV oder unser ERP?
In der Regel ja, über die Schnittstelle Ihres Systems oder als Importdatei. Unser eigenes Werkzeug Fibu erstellt zum Beispiel eine DATEV-Exportdatei für die Steuerberatung. Welcher Weg passt, hängt von Ihrem ERP und Ihrer Kanzlei ab.
Verlassen unsere Dokumente dabei das Unternehmen?
Das entscheiden Sie. Die Verarbeitung kann über einen KI-Anbieter mit Rechenzentrum in der EU laufen, auf Ihrem eigenen Server oder mit einem lokalen Modell, wenn Rechnungen und Verträge das Haus nicht verlassen sollen. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag gehört zu jeder Lieferung.
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Welche Dokumente tippt Ihr Team heute noch ab?
Schicken Sie uns eine Handvoll typischer Beispiele. Wir zeigen Ihnen, wie gut die KI die benötigten Felder erkennt und wo Prüfregeln nötig sind.